LIGEST ERP in un’organizzazione multisede: processi, commesse e servizi integrati
Un’organizzazione multisede di servizi tecnici adotta LIGEST ERP per amministrazione, acquisti, vendite, personale e commesse, ampliandolo negli anni.
Il cliente
Un’organizzazione italiana strutturata e multisede che gestisce attività e servizi con una forte componente tecnica e progettuale.
I suoi processi coinvolgono insieme amministrazione, clienti e fornitori, personale, attività su commessa, acquisti, magazzino e controllo economico, e richiedono un gestionale capace non solo di registrare le operazioni, ma di collegare informazioni provenienti da aree diverse.
Risultati principali
- Un unico sistema per processi amministrativi e operativi
- Ciclo attivo, passivo e magazzino integrati
- Commesse collegate a costi, ricavi e attività
Il contesto iniziale
Il progetto nasce nel 2008 con l’obiettivo di realizzare un nuovo sistema informativo aziendale: non un singolo modulo, ma una piattaforma capace di supportare in modo coordinato i principali processi dell’organizzazione.
Fin dall’origine il sistema comprendeva otto grandi ambiti: amministrazione, finanza e controllo; attività mediche e RSPP; processo di acquisto; magazzino; vendita dei servizi; gestione del personale; gestione delle commesse; controllo di gestione. L’obiettivo era un sistema comune in cui processi amministrativi, operativi ed economici condividessero dati e logiche.
Le principali criticità
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01
Integrare processi diversi
Ciclo attivo e passivo, magazzino, amministrazione, personale e controllo di gestione dovevano essere parti dello stesso sistema, non applicazioni indipendenti.
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02
Attività e redditività per commessa
Per chi eroga servizi la commessa è centrale: ordini, costi, ricavi, attività e ore lavorate devono riferirsi allo stesso elemento gestionale.
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03
Operatività e controllo economico collegati
I dati delle attività dovevano alimentare amministrazione, contabilità analitica, budget e controllo di gestione.
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04
Acquisti e approvvigionamenti articolati
Dalle richieste interne agli ordini, al magazzino e alla gestione dei fornitori, serviva continuità e tracciabilità delle informazioni.
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05
Una piattaforma capace di evolvere
Nel tempo sarebbero serviti nuovi processi digitali, applicazioni web, documentale, fatturazione elettronica e servizi esterni, senza sostituire il sistema centrale.
La soluzione
Labinf Sistemi ha implementato LIGEST ERP come nuovo sistema informativo aziendale. Il piano iniziale prevedeva 180 giornate di lavoro, articolate in tre sottoprogetti: cicli attivo, passivo e magazzino; amministrazione e controllo di gestione; gestione del personale.
Il progetto ha seguito tutte le fasi di implementazione: definizione dei requisiti, analisi funzionale e tecnica, sviluppo, test, validazione, installazione e accettazione.
Gli ambiti gestiti
- Contabilità generale e analitica
- Budget e controllo di gestione
- Cespiti, cash flow e riconciliazione bancaria
- Riclassificazione e consolidamento di bilancio
- Pagamenti, bonifici e Intrastat
- Preventivi, vendite e fatture proforma
- Rapporti di intervento e rimborsi
- Richieste d’acquisto e d’offerta
- Acquisti, solleciti e portafoglio ordini
- Fabbisogni, scorte e liste di prelievo
- Commesse, sottocommesse e budget
- Presenze, missioni e Timesheet
- Firme elettroniche
Alla commessa si collegano sottocommesse, voci di costo, quantità, valori economici e budget di costi e ricavi. Funzioni dedicate automatizzano il trasferimento di commesse tra ambienti organizzativi diversi, mantenendo allineati articoli, centri di costo e voci di costo e alimentando i relativi budget.
L’ecosistema comprende anche presenze e assenze, accessi, missioni, portale dipendente, cartellino elettronico, gestione collaboratori e Timesheet per la registrazione della manodopera, che collega le ore dichiarate alle commesse.
Nuovi moduli senza sostituire il cuore dell’ERP
Negli anni al nucleo ERP sono state aggiunte nuove componenti. Il modulo SIM gestisce macchinari e impianti, manutenzioni programmate, interventi, materiali, ore di lavoro e reporting. IMAGE PRO è integrato nativamente e usa i dati del gestionale come chiavi per archiviare e ricercare documenti di clienti, fornitori, ordini, bolle e fatture.
LIGEST è collegato al sito e-commerce, da cui acquisisce automaticamente nuovi clienti, ordini, fatture e pagamenti tramite procedure schedulate, allineando le anagrafiche e determinando la commessa da associare all’ordine. Sono stati introdotti inoltre la fatturazione elettronica, con generazione dei documenti XML anche verso la Pubblica Amministrazione, e un Albo Fornitori Web per registrazione, aggiornamento dati e documentazione dei fornitori, con back office di accreditamento e allineamento automatico delle anagrafiche in LIGEST-LICOGE.
- Manutenzioni con il modulo SIM
- Gestione documentale IMAGE PRO
- Integrazione con l’e-commerce
- Fatturazione elettronica
- Albo Fornitori Web
I benefici
- Un unico sistema per processi amministrativi e operativi
- Ciclo attivo, passivo e magazzino integrati
- Commesse collegate a costi, ricavi e attività
- Ore del personale collegate alle commesse via Timesheet
- Scambio dati automatico con applicazioni esterne
- Vendite online integrate con amministrazione e contabilità
- Documenti archiviati sui dati dell’ERP
- Qualifica dei fornitori digitalizzata
- Sistema adeguabile alle nuove esigenze normative
Ancora oggi l’organizzazione utilizza un ampio ecosistema di moduli LIGEST, LICOGE e LIGEPE con workflow, Business Intelligence, IMAGE, fatturazione elettronica e Albo Fornitori Web.
In sintesi
LIGEST ERP è diventato il cuore del sistema informativo dell’organizzazione: nato per integrare i processi aziendali e poi esteso a nuovi servizi web e integrazioni, senza frammentare di nuovo le informazioni.
