IMAGE PRO per protocollo e gestione documentale in una società di servizi
Una società di servizi e infrastrutture centralizza con IMAGE PRO di Labinf Sistemi protocollo, documenti, fascicoli ed e-mail in un unico ambiente web.
Il cliente
Una società italiana attiva nella gestione di servizi e infrastrutture, con una struttura organizzativa articolata e un flusso elevato di documenti tra uffici e funzioni aziendali.
Ogni giorno la documentazione va classificata, protocollata, archiviata e resa reperibile, garantendo che ciascun utente acceda solo alle informazioni di propria competenza. Qui il documento non è un semplice file da conservare: deve essere ricercabile, collegato al proprio fascicolo e soggetto a regole di visibilità coerenti con l’organizzazione.
Risultati principali
- Protocollo e archivio documentale centralizzati
- Registro unico dei protocolli
- Autorizzazioni basate sull’organigramma
Il contesto iniziale
L’azienda aveva bisogno di un sistema integrato per il protocollo e l’archiviazione documentale, capace di centralizzare le informazioni in una piattaforma dedicata.
In particolare occorreva centralizzare il protocollo interno, organizzando la prenotazione dei numeri di protocollo, e definire l’organigramma aziendale su cui basare le autorizzazioni di visibilità dei documenti.
L’obiettivo non era solo sostituire l’archivio cartaceo con file digitali, ma creare un sistema documentale strutturato, in grado di classificare le informazioni e governarne consultazione e distribuzione.
Le principali criticità
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01
Centralizzare documenti e protocollo
Documenti di categorie e uffici diversi dovevano confluire in un unico sistema, con una classificazione coerente.
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02
Controllare la visibilità
Non tutti i documenti devono essere accessibili a tutti: le autorizzazioni devono riflettere struttura organizzativa, uffici e responsabilità.
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03
Trovare rapidamente i documenti
Un archivio digitale è utile solo se le informazioni si recuperano in fretta, attraverso criteri e metadati strutturati.
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04
Organizzare documenti correlati
I documenti dello stesso procedimento o argomento devono poter essere riuniti in fascicoli.
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05
Digitalizzare l’archivio cartaceo
Gli archivi fisici richiedono strumenti che velocizzino l’acquisizione e l’associazione tra documento e relativa scheda informativa.
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06
Archiviare anche le e-mail
Molti documenti nascono o arrivano via posta elettronica e devono entrare nello stesso processo di archiviazione.
La soluzione
Labinf Sistemi ha installato e configurato IMAGE PRO, la piattaforma web per la gestione documentale e del protocollo. IMAGE PRO consente l’archiviazione ottica dei documenti e la consultazione via browser da qualsiasi luogo e da dispositivi diversi, con ricerca avanzata, scansione massiva e integrazione con software esterni tramite API.
Il progetto comprende configurazione della piattaforma, definizione delle categorie documentali, configurazione dell’organigramma, installazione, formazione degli utenti e avviamento del sistema.
Le funzionalità configurate
- Protocollo interno con registro unico
- Prenotazione dei numeri di protocollo
- Uffici, utenti e sezionali
- Organigramma e regole di visibilità
- Tipologie documentali con campi personalizzati
- Fascicoli digitali
- Ricerca avanzata per metadati
- Scansione massiva tramite barcode
- Archiviazione e protocollazione delle e-mail
- Consultazione via browser da ogni dispositivo
- Integrazione con applicazioni esterne via API
Per protocollare, l’utente prenota un numero indicando categoria e oggetto del documento e può allegare subito il file. Il sistema riconosce l’ufficio dell’utente e lo usa per determinare la competenza; tutti i protocolli confluiscono poi in un registro unico consultabile dagli utenti autorizzati. Le autorizzazioni di visibilità derivano dall’organigramma configurato in IMAGE PRO, così l’archivio è centralizzato senza rinunciare al controllo degli accessi.
Per ogni tipologia documentale si possono definire campi personalizzati da compilare in archiviazione: questi metadati diventano criteri di ricerca, combinabili tra loro (anagrafica, ufficio, fascicolo, classificazione, numero di protocollo, anno, data, stato, ricerca libera, nome file). Ogni documento può entrare in un fascicolo esistente o crearne uno nuovo, così da ritrovare insieme tutti i documenti dello stesso procedimento.
Scansione massiva e archiviazione delle e-mail
Per digitalizzare grandi quantità di carta, IMAGE PRO usa un processo di scansione massiva tramite barcode: l’immagine acquisita viene associata automaticamente alla relativa scheda documentale, senza abbinamenti manuali.
Anche la posta elettronica entra nel documentale: inoltrando o mettendo in copia un indirizzo dedicato, il sistema acquisisce le e-mail ricevute e inviate e ne consente la protocollazione, senza installare software sulle postazioni e quindi anche da webmail e da client di posta diversi.
- Inserimento dei dati testuali del documento
- Generazione dell’etichetta barcode
- Applicazione dell’etichetta al documento cartaceo
- Scansione massiva
- Associazione automatica alla scheda documentale
I benefici
- Protocollo e archivio documentale centralizzati
- Registro unico dei protocolli
- Autorizzazioni basate sull’organigramma
- Ricerca per metadati e criteri avanzati
- Fascicoli digitali per i documenti correlati
- Digitalizzazione massiva del cartaceo tramite barcode
- Corrispondenza e-mail archiviata nel documentale
- Consultazione via browser da dispositivi diversi
- Meno carta, progressivamente
- Integrazione con altri sistemi tramite API
Benefici resi possibili dalle funzionalità previste dal progetto.
In sintesi
Con IMAGE PRO la gestione documentale diventa un processo strutturato: documenti, protocolli, fascicoli ed e-mail sono organizzati in un unico ambiente web, classificati con informazioni personalizzabili e disponibili secondo le autorizzazioni dell’organizzazione. Non un contenitore di file, ma una componente integrabile del sistema informativo.
