ERP integrato in un’azienda di servizi di mobilità: officina, magazzino e documenti

L’azienda utilizzava da tempo LIGEST e LICOGE, con numerose personalizzazioni sviluppate negli anni. Nel 2019 è emersa la necessità di passare a una versione tecnologicamente più recente, mantenendo le personalizzazioni e garantendo la compatibilità con la nuova infrastruttura server e database.

Manutenzione dei mezzi e noleggi erano gestiti da un applicativo di officina separato, con base dati su cloud Microsoft Azure, mentre LIGEST risiedeva sull’infrastruttura aziendale: i due sistemi dovevano scambiarsi articoli, disponibilità, scarichi su commessa, clienti, fornitori e commesse di manutenzione.

Anche la gestione documentale andava evoluta: alcuni documenti erano semplicemente salvati sul server, mentre serviva un’archiviazione strutturata e, per alcune tipologie, la conservazione sostitutiva.

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   Gestionale da aggiornare

   L’ERP conteneva personalizzazioni sviluppate negli anni, da mantenere nel passaggio alla nuova versione senza compromettere i processi aziendali.

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   Applicativi separati

   LIGEST gestiva amministrazione e magazzino, l’applicativo di officina manutenzioni e noleggi: serviva un collegamento strutturato tra due basi dati e due ambienti tecnologici.

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   Disponibilità di magazzino

   L’officina deve conoscere articoli e ricambi disponibili nei vari depositi, con quantità ordinate, richieste o già prenotate su altre commesse.

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   Materiali sulle commesse

   Gli scarichi di magazzino vanno collegati alle commesse di manutenzione, con articolo, quantità, data e valore del movimento.

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   Documenti poco strutturati

   Parte della documentazione era conservata come semplice file sul server, senza un archivio organizzato per tipologia e integrabile con la conservazione sostitutiva.

Labinf Sistemi ha accompagnato l’azienda nella modernizzazione e integrazione del sistema informativo, intervenendo sia sul gestionale centrale sia sui collegamenti con le applicazioni verticali.

LIGEST e LICOGE sono stati aggiornati preservando le personalizzazioni esistenti e trasferendo applicazioni e dati sulla nuova infrastruttura, con test, verifica delle postazioni e supporto al go-live.

I flussi tra ERP e officina

• Anagrafica articoli di magazzino
• Giacenze per articolo e deposito
• Quantità ordinate, richieste e prenotate
• Scarichi di materiale sulle commesse
• Anagrafiche clienti e fornitori
• Commesse aperte in officina
• Mezzo o bene della commessa

Per collegare LIGEST, installato in azienda, con l’applicativo di officina in cloud è stata progettata un’integrazione tramite web service bidirezionale: LIGEST mette a disposizione dati di magazzino, articoli e soggetti, mentre l’officina espone le commesse di lavorazione associate ai mezzi. Ogni applicativo mantiene le proprie funzioni specialistiche, lavorando su informazioni coerenti e condivise.

Il progetto ha riguardato anche IMAGE, il sistema Labinf per la gestione documentale, aggiornato alla versione più recente. Sono state configurate le tipologie documentali da archiviare, definendo per ciascuna le informazioni che devono accompagnare il documento.

Un connettore tra LIGEST e un provider esterno accreditato invia automaticamente i documenti destinati alla conservazione sostitutiva.

• ERP aggiornato con le personalizzazioni consolidate
• Collegamento automatico tra ERP e applicativo di manutenzione
• Dati di magazzino condivisi tra i sistemi
• Disponibilità dei ricambi più immediata
• Scarichi di materiale tracciati per commessa
• Commesse collegate ai veicoli oggetto degli interventi
• Anagrafiche clienti e fornitori sincronizzate
• Meno dati replicati a mano tra applicazioni
• Archiviazione documentale strutturata
• Conservazione sostitutiva integrata

Un approccio che non sostituisce gli applicativi specialistici, ma li integra in un ecosistema informativo coerente.