CRM e App Agenti integrati con l’ERP per la rete vendita di un distributore

L’esigenza era una soluzione di Sales Force Automation che mettesse in comunicazione la rete commerciale con il sistema informativo aziendale, costruita su due componenti integrate: un CRM con la visione completa del cliente e un’App Agenti dedicata soprattutto alla raccolta di ordini e pagamenti sul territorio.

Requisito fondamentale: permettere agli agenti di lavorare anche senza copertura mobile, con i dati mantenuti sul dispositivo e sincronizzati con il gestionale al ritorno della connessione.

Il progetto comprende installazione e configurazione del CRM e dell’App Agenti integrati con l’ERP LIGEST, con personalizzazioni di entrambe le componenti e interventi sul gestionale, per creare un processo continuo tra cliente, agente, CRM ed ERP.

1. 01

   Visione completa del cliente

   L’agente deve consultare anagrafiche, contatti, storico ordini, fatture, pagamenti, prodotti acquistati e righe ancora inevase.

2. 02

   CRM ed ERP senza duplicazioni

   Clienti, articoli, ordini e dati amministrativi devono restare coerenti tra i diversi sistemi.

3. 03

   Lavoro anche offline

   Le visite possono avvenire in zone senza connessione stabile: bisogna poter consultare i dati e inserire ordini e pagamenti comunque.

4. 04

   Catalogo complesso

   I prodotti vanno ricercati per codice, descrizione, famiglia, marchio, barcode e altri criteri, tenendo conto di disponibilità, varianti, promozioni e sconti quantità.

5. 05

   Dati amministrativi in visita

   Insoluti, fatture aperte e pagamenti fanno parte della relazione con il cliente e devono essere disponibili all’agente durante la visita.

6. 06

   Rete vendita organizzata per ruoli

   Responsabile commerciale, capi area e agenti richiedono livelli diversi di accesso e visibilità su clienti e attività.

Labinf Sistemi ha sviluppato e configurato un CRM pensato come punto di accesso commerciale alle informazioni già presenti nel gestionale. Al centro c’è una scheda cliente unica, alimentata direttamente dal sistema informativo, che riunisce dati per la rete vendita e per la direzione e mantiene allineati commerciale, amministrazione, recupero crediti e logistica.

Dalla scheda l’agente vede storico ordini, fatture da pagare, pagamenti in sospeso, prodotti acquistati, righe inevase, contatti e attività. In fase di ordine un alert segnala insoluti o pagamenti scaduti, così la situazione amministrativa del cliente è nota subito.

Gli ambiti interessati

• Scheda cliente unica
• Offerte, ordini e fatture
• Alert su insoluti e scaduti
• App Agenti su tablet
• Modalità offline con sincronizzazione
• Ricerca articoli multi-criterio
• Indicatore di disponibilità prodotto
• Promozioni e sconti quantità
• Registrazione dei pagamenti
• Planning commerciale
• Ruoli e visibilità per la rete
• Gestione resi (RMA)
• Integrazione con LIGEST
• Migrazione in cloud

Le promozioni tengono conto di validità, prodotti, quantità e importo minimi, prezzi, sconti e listino del cliente: se la soglia non è raggiunta il sistema lo segnala e applica le condizioni standard. Durante la visita l’agente può registrare un pagamento indicando importo, modalità, fattura e se si tratta di acconto o saldo; il dato passa poi al sistema centrale per l’amministrazione.

Il CRM include il planning della forza vendita, con attività manuali, assegnate dalla direzione, ricorrenti o generate dagli ordini in presenza, e la gestione dei resi (RMA) con cliente, prodotto, quantità, motivo, immagini o documenti e ordine di riferimento, trasferiti poi a LIGEST. L’agente vede i clienti assegnati, il capo area il proprio gruppo, il responsabile commerciale l’intera rete.

L’App Agenti, usata su tablet durante le visite, lavora su clienti, catalogo, ordini, pagamenti, offerte, promozioni, fatture e inevasi. Sul dispositivo resta una copia dei dati necessari: l’agente continua a inserire ordini e registrare pagamenti anche offline e sincronizza con CRM e gestionale appena torna la rete.

L’ordine parte dalla scelta del cliente e prosegue con la ricerca degli articoli per codice, descrizione, famiglia, codice fornitore, novità, marchio o barcode, con indicatore di disponibilità e prima consegna disponibile. Quando LIGEST consolida l’ordine e assegna il numero definitivo, l’informazione torna al CRM: il flusso agente → App → CRM → LIGEST → CRM non richiede reinserimenti manuali.

Nel 2024 CRM e App Agenti sono stati migrati su un’infrastruttura cloud, mantenendo l’integrazione con il sistema informativo aziendale.

• Server applicativi e database
• Installazione del CRM su PostgreSQL
• Configurazione di rete
• Trasferimento delle personalizzazioni
• Migrazione dei dati CRM
• Adeguamento di web service e App

• Visione centralizzata delle informazioni sul cliente
• CRM integrato con il gestionale aziendale
• Ordini raccolti direttamente durante la visita
• App utilizzabile anche senza connessione
• Promozioni e condizioni commerciali applicate in ordine
• Insoluti e inevasi visibili all’agente
• Pagamenti registrati sul territorio
• Planning di visite e attività
• Resi collegati a cliente e ordini
• Meno reinserimenti manuali tra rete vendita ed ERP

Dati commerciali e amministrativi condivisi più facilmente tra le funzioni aziendali, su un’architettura che può evolvere in cloud.