LIGEPE in un grande ente pubblico: personale, presenze e timesheet integrati

La gestione del personale si era sviluppata nel tempo su più applicativi: un sistema dedicato per controllo accessi e timbrature, una piattaforma esterna per le paghe, un altro applicativo per presenze e timesheet. Esperti e occasionali erano gestiti fuori sistema, su fogli Excel.

L’applicativo presenze, basato su tecnologia client/server, andava sostituito anche alla luce dei nuovi requisiti tecnologici e di cybersecurity. In parallelo l’Ente voleva ridurre l’uso della carta, digitalizzare i giustificativi e razionalizzare i processi autorizzativi.

L’obiettivo era estendere il sistema Labinf a tutto il personale e creare un ambiente integrato, capace di dialogare con gli altri sottosistemi dell’Ente, con digitalizzazione e dematerializzazione dei documenti.

1. 01

   Sistemi HR frammentati

   Presenze, accessi, paghe, timesheet e protocollo usavano applicazioni diverse. Bisognava centralizzare la gestione del personale mantenendo le integrazioni con i sistemi specialistici.

2. 02

   Molte tipologie di personale

   Dipendenti, distaccati, collaboratori, autonomi, occasionali e assimilati seguono regole e flussi differenti, da gestire in modo uniforme senza perdere le specificità.

3. 03

   Autorizzazioni ancora su carta

   Giustificativi e documenti del personale andavano dematerializzati, con upload degli allegati e approvazione tramite workflow.

4. 04

   Smart working

   Servivano regole specifiche per il lavoro agile, con registrazione di inizio e fine attività da remoto e, quando previsto, timbrature soggette ad autorizzazione.

5. 05

   Rendicontazione dei progetti

   Le risorse lavorano su più progetti, con ore pianificate, costi UCS diversi e vincoli di budget: occorre controllare ore disponibili, avanzamento, validazione e rendicontazione.

6. 06

   Recupero dello storico

   Anagrafiche, rapporti di lavoro, inquadramenti, timbrature, assenze e contatori del sistema precedente andavano importati e allineati, mantenendo disponibili le informazioni storiche.

Labinf Sistemi ha avviato l’evoluzione del sistema di gestione del personale verso LIGEPE, configurando una soluzione che riunisce gestione HR, presenze, portale dipendente e rendicontazione delle attività.

Il progetto non si limita a sostituire il precedente applicativo: prevede il collegamento con i sistemi già in uso per rilevazione delle timbrature, paghe, amministrazione e protocollo.

La soluzione comprende

• Anagrafica e rapporti di lavoro
• Presenze, assenze e regole di calcolo
• Ore eccedenti e contatori
• Smart working e timbratore virtuale
• Cartellino elettronico
• Workflow autorizzativi e giustificativi digitali
• Planning dei responsabili
• Monitoraggio presenti e assenti
• Fascicolo del personale
• Mappa delle competenze
• Personale autonomo e occasionale
• Compensi e trattamento economico
• Integrazione paghe e controllo accessi
• Timesheet e gestione progetti
• Costi UCS e budget di progetto
• Validazione, rendicontazione e reportistica

Il sistema acquisisce periodicamente le transazioni della piattaforma di rilevazione già in uso, mantenendo aggiornata la situazione delle presenze. Il cartellino elettronico permette di allegare i giustificativi e gestire i relativi flussi autorizzativi, mentre il timbratore virtuale consente alle risorse abilitate di registrare inizio e fine del lavoro da remoto.

Il progetto prevede una fase di test e di utilizzo in parallelo al sistema precedente, per verificare risultati, integrazioni e regole operative prima del passaggio definitivo.

Il Timesheet è collegato direttamente alla gestione del personale. Per ogni progetto si gestiscono responsabili, periodi, finanziamenti, budget, personale assegnato e costi; il costo della risorsa può derivare da UCS contrattuali, UCS specifiche di progetto o valori personalizzati per singola persona.

Il responsabile pianifica le ore delle risorse, il dipendente rendiconta ore o giornate dal portale. Il sistema verifica che le ore inserite non superino quelle lavorate e calcola l’attività istituzionale come differenza tra ore lavorate, assenze e ore sui progetti. Il workflow segue quattro stati, con responsabilità distinte per dipendenti, responsabili di progetto, direzione e ufficio Timesheet.

• Compilazione
• Consolidamento
• Validazione
• Rendicontazione

• Gestione del personale centralizzata in un unico sistema
• Meno applicativi separati e fogli Excel
• Giustificativi e autorizzazioni digitalizzati
• Smart working gestito in modo integrato
• Presenze aggiornate dal sistema di rilevazione
• Portale dipendente per attività e servizi HR
• Controllo del budget di progetto tramite costi UCS
• Confronto tra ore pianificate e rendicontate
• Reportistica per dipendente, progetto, responsabile e periodo
• Dati storici conservati e disponibili

Per il Timesheet sono previste analisi per dipendente e progetto, report dei costi e la documentazione necessaria alla rendicontazione amministrativa.