Un unico gestionale per servizi, personale, mezzi e amministrazione di una cooperativa ambientale
Una cooperativa di servizi ambientali con oltre 200 dipendenti unifica con EcoGest pianificazione dei servizi, personale, parco mezzi e amministrazione.
Il cliente
Una cooperativa sociale italiana con oltre 200 dipendenti, attiva nei servizi ambientali, nelle attività di risanamento e nella gestione e manutenzione del territorio.
L’organizzazione coordina ogni giorno numerosi servizi operativi, ciascuno con frequenze, orari, mezzi dedicati, personale con particolari abilitazioni e percorsi prestabiliti, e deve poter intervenire rapidamente in caso di assenze, guasti o attività non completate.
Risultati principali
- Pianificazione dei servizi centralizzata in un unico sistema
- Più visibilità sulla disponibilità di personale e mezzi
- Risorse assegnate in modo coerente con ogni servizio
Il contesto iniziale
La gestione operativa richiedeva di coordinare contemporaneamente servizi, operatori, mezzi, attrezzature e percorsi, tenendo conto delle disponibilità effettive. Ogni servizio può richiedere uno o più operatori e mezzi specifici; nella scelta del personale contano formazione, abilitazioni e patenti, e alcune attrezzature condivise tra più servizi vanno pianificate evitando sovrapposizioni.
L’obiettivo non era digitalizzare singole attività, ma creare una gestione unica che mettesse in relazione pianificazione operativa, personale, mezzi e amministrazione. Il progetto ha previsto fin dall’inizio un sistema integrato comprendente amministrazione e finanza, logistica, pianificazione e schedulazione dei servizi, personale, presenze e HR.
Le principali criticità
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01
Pianificazione complessa di personale e mezzi
Ogni servizio richiede una combinazione specifica di operatori, mezzi e attrezzature, considerando disponibilità, assenze, competenze, abilitazioni e sovrapposizioni tra attività.
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02
Imprevisti da gestire rapidamente
Assenze dell’ultimo momento, guasti, ritardi o attività non completate richiedono di sostituire personale e mezzi, spostare l’orario di avvio e generare interventi di recupero.
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03
Frequenze e modalità molto diverse
Servizi giornalieri, settimanali, stagionali o su settimane multiple, con la necessità di individuare automaticamente quelli pianificati ma ancora privi delle risorse necessarie.
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04
Parco mezzi articolato
Veicoli di diverse tipologie, con stato, caratteristiche, documenti e vincoli differenti: occorre sapere quali sono disponibili e compatibili con un servizio e gestire manutenzioni, leasing e noleggi.
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05
Scadenze e compliance dei veicoli
Revisioni, bollo, assicurazioni, autorizzazioni ZTL, contratti di leasing e noleggio e iscrizione all’Albo rifiuti vanno monitorati insieme ai documenti di ciascun mezzo.
La soluzione
Labinf Sistemi ha sviluppato e configurato EcoGest, la soluzione ERP integrata per aziende e cooperative dei servizi ecologici e ambientali, che collega la componente gestionale con quella operativa: pianificazione dei servizi, disponibilità di personale e mezzi, interventi e processi amministrativi in un unico ecosistema.
Nel progetto sono stati attivati un ambiente ERP iDempiere in cloud e l’ambiente dedicato a Gestione Personale e Pianificazione, entrambi entrati in produzione il 1° luglio 2024.
La soluzione comprende
- Anagrafica e configurazione dei servizi
- Pianificazione giornaliera, settimanale e mensile
- Assegnazione di personale, squadre e mezzi
- Disponibilità e incompatibilità delle risorse
- Percorsi e luoghi di intervento
- Servizi ricorrenti e su richiesta
- Recupero delle attività non completate
- Reperibilità e turni compensativi
- Assenze e sostituzioni
- Anagrafica del parco mezzi
- Manutenzioni e guasti
- Scadenziario mezzi e contratti
- Leasing, noleggio e documenti dei mezzi
- Presenze e cartellino elettronico
- HR, formazione e competenze
- Amministrazione, controllo di gestione e budget
Il modulo di pianificazione parte dalle commesse o dagli ordini del cliente, definisce attività, luoghi e percorsi e pianifica gruppi, turni, mezzi e organici su base mensile, settimanale o giornaliera, con il confronto tra budget e consuntivi della singola commessa.
La flotta dentro la pianificazione
Per ogni veicolo vengono gestiti caratteristiche tecniche, stato, proprietà, tipologia di servizio compatibile, iscrizione all’Albo rifiuti, chilometri percorsi e documentazione. Per i mezzi in leasing o noleggio sono monitorati anche contratti, scadenze, rate e limiti di chilometraggio o ore di utilizzo.
Un progetto che continua a crescere
Un esempio concreto è la gestione degli orari teorici: modificando l’associazione o l’orario di un operatore su un servizio, il sistema ricalcola gli orari collegati, rendendo più flessibile la gestione dei cambi turno e delle variazioni operative.
Dopo l’avvio sono proseguite le attività di ottimizzazione su pianificazione, modalità di visualizzazione, servizi straordinari e gestione delle risorse.
I benefici
- Pianificazione dei servizi centralizzata in un unico sistema
- Più visibilità sulla disponibilità di personale e mezzi
- Risorse assegnate in modo coerente con ogni servizio
- Gestione più rapida di assenze e guasti
- Maggiore controllo sui servizi completati e non completati
- Meno frammentazione tra dati operativi e amministrativi
- Parco mezzi, manutenzioni e scadenze gestiti in modo strutturato
- Costi tracciati per servizio e commessa
- Pianificazione collegata a personale e rilevazione presenze
Dati condivisi e disponibili agli utenti autorizzati, con una maggiore capacità di adattamento agli imprevisti operativi.
In sintesi
Con EcoGest l’organizzazione ha costruito un unico ambiente digitale che collega pianificazione dei servizi, personale, mezzi e processi amministrativi, con una visione completa delle risorse impiegate sul territorio.
