Quanto costa un software gestionale? Le voci da considerare

In breve: non esiste un prezzo unico per un software gestionale. Il costo dipende da quattro fattori: quanti utenti lo useranno, quali processi deve coprire, quanti dati vanno migrati e quanto va integrato con gli altri sistemi. Per confrontare due offerte bisogna guardare il costo totale su più anni, non solo la licenza o il canone del primo anno.

È la prima domanda che ci fanno quasi tutte le aziende, ed è giusto così. Il problema è che due preventivi per “un gestionale” possono differire di molto pur descrivendo, sulla carta, la stessa cosa. In questo articolo vediamo quali voci compongono il prezzo, come leggerle e quali domande fare prima di firmare.

Le voci che compongono il costo di un gestionale

Un progetto gestionale o ERP si scompone quasi sempre nelle stesse voci. Cambiano il peso di ciascuna e il modo in cui vengono presentate.

1. Licenze o canone

È la parte più visibile. Può essere una licenza acquistata una volta (con un canone annuo di manutenzione) oppure un abbonamento periodico, tipico del cloud. Di solito il prezzo cresce con il numero di utenti e con i moduli attivati: contabilità, vendite, acquisti, magazzino, produzione, commesse, personale.

Con un ERP open source come iDempiere non si pagano licenze d’uso: il costo si sposta sui servizi di implementazione, personalizzazione e assistenza.

2. Analisi e avviamento

Comprende l’analisi dei processi, la configurazione del sistema, le tabelle di base, i documenti, i flussi di approvazione e i test. È la voce che più di tutte decide la riuscita del progetto: un gestionale configurato bene fin dall’inizio costa meno negli anni successivi.

3. Migrazione dei dati

Anagrafiche di clienti, fornitori e articoli, saldi, distinte base, documenti aperti, storico. Più i dati di partenza sono sparsi o incoerenti, più tempo serve per pulirli e importarli. Conviene decidere presto quanto storico portare davvero nel nuovo sistema.

4. Personalizzazioni e integrazioni

Report specifici, stampe, regole di calcolo particolari, collegamenti con e-commerce, macchine di produzione, sistemi bancari, fatturazione elettronica o altri software già in uso. Sono spesso la voce meno prevedibile, per questo vanno descritte con precisione nel preventivo.

5. Formazione

Quante ore, per quali ruoli, in presenza o da remoto. Un sistema che le persone non sanno usare genera lavoro doppio e fogli Excel paralleli, cioè proprio quello che si voleva eliminare.

6. Assistenza ed evoluzione

Canone di assistenza, tempi di risposta, aggiornamenti normativi (per esempio fiscali), nuove versioni, eventuale help desk per gli utenti. È una voce che si paga ogni anno e va inclusa nel confronto.

7. Infrastruttura

Server, backup, sicurezza e connettività se il gestionale è installato in azienda; oppure il costo del servizio cloud. Ne parliamo nell’articolo dedicato alla scelta tra cloud, on-premise e modello ibrido.

Perché due preventivi non sono confrontabili a colpo d’occhio

Un’offerta con licenze basse può prevedere molte giornate di consulenza; una con canone più alto può includere assistenza e aggiornamenti. Alcune offerte escludono la migrazione dei dati o la considerano “a consuntivo”. Per confrontarle serve metterle sulla stessa base:

• stesso numero di utenti e stessi moduli;
• stesso periodo di riferimento, per esempio cinque anni;
• tutte le voci, comprese assistenza, aggiornamenti e infrastruttura;
• cosa è incluso e cosa è escluso, scritto in modo esplicito.

Il costo totale su cinque anni

Il modo più onesto di valutare un gestionale è stimare il costo totale di possesso: quanto si spende dall’avvio fino al quinto anno. Una tabella semplice basta: una riga per ciascuna delle voci viste sopra e una colonna per ogni anno. Il primo anno pesa di più per avviamento e migrazione; dal secondo restano soprattutto canoni, assistenza ed evoluzioni.

Accanto ai costi vanno messi i risparmi attesi: meno inserimenti manuali, meno errori, magazzino più preciso, chiusure contabili più rapide, dati disponibili quando servono. Non sempre sono facili da quantificare, ma sono la vera ragione dell’investimento.

Come ridurre il costo senza ridurre il risultato

• Partire dai processi prioritari e aggiungere moduli in un secondo momento: un buon ERP cresce per gradi.
• Scegliere un gestionale già pensato per il proprio settore, così da personalizzare meno.
• Pulire i dati prima della migrazione, non durante.
• Nominare un referente interno che conosca i processi e abbia tempo per il progetto.
• Evitare di replicare nel nuovo sistema abitudini nate solo per aggirare i limiti di quello vecchio.

Le domande da fare prima di firmare

• Il prezzo è per utente nominale o per utenti contemporanei?
• Quante giornate di avviamento sono previste e cosa succede se non bastano?
• La migrazione dei dati è inclusa? Quali dati e quanto storico?
• Gli aggiornamenti normativi sono compresi nel canone?
• Di chi sono i dati e in che formato posso riaverli se cambio fornitore?
• Chi mi risponde quando ho un problema, e in quanto tempo?

Come lavoriamo in Labinf Sistemi

Prima di un preventivo facciamo un’analisi di processi e priorità, e separiamo chiaramente licenze o canoni, servizi di avviamento e assistenza. Proponiamo soluzioni diverse a seconda dell’azienda: LIGEST per le PMI, l’ERP open source iDempiere, e gestionali verticali come Plasti-Gest per gomma e plastica o Opera ERP per teatri e fondazioni. Altre risposte rapide sono nelle nostre domande frequenti.

Se vuoi una stima per la tua azienda, scrivici o chiamaci: partiamo da come lavorate oggi e da cosa volete ottenere.