Teatri, fondazioni lirico-sinfoniche, orchestre e festival lavorano con un calendario che cambia di continuo. Una prova spostata, una recita aggiunta o un cambio di cast hanno effetti su spazi, turni, contratti e budget. Quando queste informazioni vivono in fogli di calcolo, e-mail e programmi separati, ogni variazione va riportata a mano in più posti. È lì che nascono errori e ritardi.

Un ERP pensato per lo spettacolo serve proprio a questo: mettere pianificazione artistica, produzione, personale e amministrazione sulla stessa base dati. Vediamo cosa deve gestire.

Perché un gestionale generico non basta

I gestionali pensati per il commercio o la produzione ragionano per articoli, ordini e magazzino. Un teatro ragiona per stagioni, produzioni, recite, sale e persone con contratti molto diversi tra loro: dipendenti, artisti scritturati, collaboratori, tecnici esterni. Serve un sistema che conosca questi oggetti e li colleghi alla contabilità.

Cosa deve gestire un ERP per teatri e fondazioni

Stagioni, produzioni, eventi e tournée, con la pianificazione condivisa tra direzione artistica e produzione.
Calendari di prove e recite, spazi, sale e attrezzature, così da vedere subito conflitti e disponibilità.
Artisti, personale, incarichi e contratti, con regole diverse per ogni tipologia.
Budget preventivi, revisioni e consuntivi per produzione, progetto e centro di responsabilità.
Contabilità generale, analitica e di commessa, ciclo attivo e passivo, acquisti e magazzino.
Presenze, orari, turni e controllo accessi.
Reportistica direzionale e rendicontazione, indispensabile per enti che ricevono contributi pubblici.

Il vantaggio di un’unica fonte di dati

Quando un’informazione viene inserita una sola volta ed è subito disponibile agli altri uffici, secondo permessi e responsabilità, cambiano tre cose: si riducono duplicazioni ed errori, le variazioni restano tracciate e si vede prima l’impatto di una modifica su tempi, risorse e costi. Il controllo economico delle produzioni diventa tempestivo invece che a consuntivo.

Opera ERP: nato per il mondo della cultura

Dal 2007 Labinf Sistemi sviluppa Opera ERP, il gestionale per teatri, fondazioni lirico-sinfoniche, orchestre, festival e organizzazioni culturali, compresi i teatri di Torino. Opera ERP può lavorare insieme a LIGEPE per presenze e processi HR, a IMAGE Pro per documenti e contratti e alla Business Intelligence per l’analisi dei dati.

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