Opera ERP in una fondazione lirica: un unico sistema per produzione e personale

Il progetto nasce per introdurre presso la Fondazione un nuovo sistema informativo, con Opera ERP come piattaforma integrata per i principali processi organizzativi.

L’obiettivo non era informatizzare una singola funzione, ma creare una base comune capace di collegare informazioni provenienti da aree differenti.

Tra le finalità: snellire le procedure, rendere le informazioni più disponibili, creare una banca dati unica, centralizzare l’accesso alle applicazioni e ridurre i passaggi basati su carta, file separati, e-mail e fax.

1. 01

   Integrare processi molto diversi

   Programmazione, personale, presenze, accessi, contratti e attività operative dovevano diventare parti di un unico sistema informativo.

2. 02

   Creare una base dati comune

   Serviva una banca dati unica da cui ricavare in modo strutturato le informazioni necessarie alla gestione.

3. 03

   Ridurre i passaggi manuali

   Limitare la circolazione di documenti cartacei e file destrutturati, rendendo il sistema il punto centrale di inserimento e consultazione.

4. 04

   Regole del personale specifiche

   Occorreva analizzare il contratto integrativo del personale e configurarne le regole all’interno del nuovo sistema.

5. 05

   Recuperare i dati esistenti

   Prima dell’avviamento bisognava analizzare i dati disponibili, definire le trascodifiche e preparare la migrazione verso la nuova piattaforma.

Labinf Sistemi ha introdotto Opera ERP, la piattaforma gestionale dedicata alle organizzazioni teatrali che integra nello stesso sistema i processi tipici di una fondazione lirico-sinfonica.

Più che un’installazione software, il progetto è stato un percorso di implementazione, avviato nel settembre 2011 e articolato in due sottoprogetti principali: Programmazione della produzione e Personale, per collegare fin dall’inizio dimensione operativa e gestione delle risorse.

Il percorso di implementazione

• Incontri con i key user
• Analisi delle regole organizzative e contrattuali
• Analisi e trascodifica dei dati
• Configurazione dei programmi
• Definizione delle regole di calcolo
• Formazione per area e ufficio
• Coordinamento del progetto
• Collaudo del sistema
• Avviamento in produzione

Il piano iniziale prevedeva complessivamente 62 giornate di lavoro, con un’attenzione particolare alla formazione degli utenti delle diverse aree: l’avviamento è stato impostato come progetto organizzativo oltre che tecnologico.

La prima introduzione di Opera ERP comprendeva già un insieme ampio di procedure, sia tipicamente gestionali sia fortemente specifiche del contesto teatrale. La programmazione mette in relazione le attività del teatro con le risorse necessarie a realizzarle.

• Pianificazione e programmazione
• Attività collegate alle scuole
• Attività dei Vigili del Fuoco
• Pianificazione delle manutenzioni
• Gestione mensa
• Gestione contratti

La gestione del personale era l’altro grande asse del progetto. Dopo l’analisi del contratto integrativo e la configurazione delle regole, sono state introdotte funzioni per presenze, controllo accessi, cartellino elettronico, trasferte, contratti, compensi a terzi e mensa.

Un flusso mensile verso il software paghe esterno utilizzato dal cliente ha reso l’ERP il punto di collegamento tra gestione del personale e sistemi specialistici.

• Un sistema informativo comune a più aree
• Base dati centralizzata
• Informazioni condivise tra gli utenti autorizzati
• Programmazione e personale gestiti in modo coordinato
• Presenze, contratti e trasferte digitalizzati
• Integrazione con il software paghe
• Meno passaggi su carta e file separati
• Accesso centralizzato alle procedure
• Nuove funzionalità su una piattaforma comune

Opera ERP è concepito per evolvere: le richieste successive vengono sviluppate mantenendo un package unico, condiviso e progressivamente aggiornato.