Gestione documentale: come ridurre tempi, errori e documenti dispersi
Archiviazione digitale, ricerca rapida, flussi di approvazione e collegamento al gestionale: i vantaggi di un sistema di gestione documentale.
Contratti in una cartella di rete, DDT scansionati sul desktop di qualcuno, fatture in un’altra applicazione, certificati inviati per email. Quando serve un documento, si comincia a cercare. Un sistema di gestione documentale mette ordine e trasforma i documenti in informazioni utilizzabili.
I problemi più comuni
- Tempo perso a cercare documenti e versioni corrette.
- Copie diverse dello stesso file in posti diversi.
- Carta che occupa spazio e si deteriora.
- Approvazioni che si fermano sulla scrivania di qualcuno.
- Difficoltà a dimostrare chi ha fatto cosa e quando.
Cosa fa un sistema documentale
Raccoglie in un unico archivio i documenti che arrivano da scanner, email, gestionale e altre applicazioni. Ogni documento viene classificato con informazioni utili alla ricerca (cliente, fornitore, commessa, data, tipo) e reso disponibile a chi ha i permessi per vederlo. La ricerca diventa immediata e ogni modifica viene tracciata.
Il collegamento con il gestionale
Il valore aumenta quando il documentale è integrato con l’ERP: dalla scheda di un ordine si apre il DDT firmato, dalla fattura passiva si risale al documento originale, dalla commessa si consultano disegni e contratti. Niente più cartelle parallele, un solo punto di accesso.
Flussi e approvazioni
Molti documenti devono passare da più persone: una fattura da approvare, un contratto da verificare, una richiesta d’acquisto da autorizzare. Il documentale può guidare questi passaggi, avvisare chi deve agire e registrare ogni decisione, riducendo ritardi e solleciti.
Da dove partire
Conviene iniziare da un processo con molti documenti e molti passaggi, per esempio il ciclo passivo o la gestione dei contratti, e poi estendere l’archivio ad altre aree.
IMAGE Pro è la soluzione di gestione documentale di Labinf Sistemi: archiviazione, ricerca, flussi di approvazione e integrazione con gestionali come LIGEST e iDempiere.Vuoi mettere ordine nei documenti della tua azienda? Contattaci.
