In breve: non esiste un prezzo unico per un software gestionale. Il costo dipende da quattro fattori: quanti utenti lo useranno, quali processi deve coprire, quanti dati vanno migrati e quanto va integrato con gli altri sistemi. Per confrontare due offerte bisogna guardare il costo totale su pi\u00f9 anni, non solo la licenza o il canone del primo anno.<\/p>\n\n\n\n
\u00c8 la prima domanda che ci fanno quasi tutte le aziende, ed \u00e8 giusto cos\u00ec. Il problema \u00e8 che due preventivi per \u201cun gestionale\u201d possono differire di molto pur descrivendo, sulla carta, la stessa cosa. In questo articolo vediamo quali voci compongono il prezzo, come leggerle e quali domande fare prima di firmare.<\/p>\n\n\n\n
Un progetto gestionale o ERP si scompone quasi sempre nelle stesse voci. Cambiano il peso di ciascuna e il modo in cui vengono presentate.<\/p>\n\n\n\n
\u00c8 la parte pi\u00f9 visibile. Pu\u00f2 essere una licenza acquistata una volta (con un canone annuo di manutenzione) oppure un abbonamento periodico, tipico del cloud. Di solito il prezzo cresce con il numero di utenti e con i moduli attivati: contabilit\u00e0, vendite, acquisti, magazzino, produzione, commesse, personale.<\/p>\n\n\n\n
Con un ERP open source come iDempiere non si pagano licenze d\u2019uso: il costo si sposta sui servizi di implementazione, personalizzazione e assistenza.<\/p>\n\n\n\n
Comprende l\u2019analisi dei processi, la configurazione del sistema, le tabelle di base, i documenti, i flussi di approvazione e i test. \u00c8 la voce che pi\u00f9 di tutte decide la riuscita del progetto: un gestionale configurato bene fin dall\u2019inizio costa meno negli anni successivi.<\/p>\n\n\n\n
Anagrafiche di clienti, fornitori e articoli, saldi, distinte base, documenti aperti, storico. Pi\u00f9 i dati di partenza sono sparsi o incoerenti, pi\u00f9 tempo serve per pulirli e importarli. Conviene decidere presto quanto storico portare davvero nel nuovo sistema.<\/p>\n\n\n\n
Report specifici, stampe, regole di calcolo particolari, collegamenti con e-commerce, macchine di produzione, sistemi bancari, fatturazione elettronica o altri software gi\u00e0 in uso. Sono spesso la voce meno prevedibile, per questo vanno descritte con precisione nel preventivo.<\/p>\n\n\n\n
Quante ore, per quali ruoli, in presenza o da remoto. Un sistema che le persone non sanno usare genera lavoro doppio e fogli Excel paralleli, cio\u00e8 proprio quello che si voleva eliminare.<\/p>\n\n\n\n
Canone di assistenza, tempi di risposta, aggiornamenti normativi (per esempio fiscali), nuove versioni, eventuale help desk per gli utenti. \u00c8 una voce che si paga ogni anno e va inclusa nel confronto.<\/p>\n\n\n\n
Server, backup, sicurezza e connettivit\u00e0 se il gestionale \u00e8 installato in azienda; oppure il costo del servizio cloud. Ne parliamo nell\u2019articolo dedicato alla scelta tra cloud, on-premise e modello ibrido.<\/p>\n\n\n\n
Un\u2019offerta con licenze basse pu\u00f2 prevedere molte giornate di consulenza; una con canone pi\u00f9 alto pu\u00f2 includere assistenza e aggiornamenti. Alcune offerte escludono la migrazione dei dati o la considerano \u201ca consuntivo\u201d. Per confrontarle serve metterle sulla stessa base:<\/p>\n\n\n\n
Il modo pi\u00f9 onesto di valutare un gestionale \u00e8 stimare il costo totale di possesso: quanto si spende dall\u2019avvio fino al quinto anno. Una tabella semplice basta: una riga per ciascuna delle voci viste sopra e una colonna per ogni anno. Il primo anno pesa di pi\u00f9 per avviamento e migrazione; dal secondo restano soprattutto canoni, assistenza ed evoluzioni.<\/p>\n\n\n\n
Accanto ai costi vanno messi i risparmi attesi: meno inserimenti manuali, meno errori, magazzino pi\u00f9 preciso, chiusure contabili pi\u00f9 rapide, dati disponibili quando servono. Non sempre sono facili da quantificare, ma sono la vera ragione dell\u2019investimento.<\/p>\n\n\n\n
Prima di un preventivo facciamo un\u2019analisi di processi e priorit\u00e0, e separiamo chiaramente licenze o canoni, servizi di avviamento e assistenza. Proponiamo soluzioni diverse a seconda dell\u2019azienda: LIGEST<\/a> per le PMI, l\u2019ERP open source iDempiere<\/a>, e gestionali verticali come Plasti-Gest<\/a> per gomma e plastica o Opera ERP<\/a> per teatri e fondazioni. Altre risposte rapide sono nelle nostre domande frequenti<\/a>.<\/p>\n\n\n\n